Pour les entreprises, l’archivage des fiches de paie est un réel problème : comme elles sont émises tous les mois, elles deviennent automatiquement très nombreuses et cela peut poser des problèmes de sécurité pour la société en question. Ainsi, pour faciliter le rangement, de plus en plus d’entreprises optent pour une modernisation des systèmes d’archivage : l’informatisation des données est une alternative qui permet la numérisation des bulletins de paie des salariés. Mais pour que ce processus s’effectue sans problème, il faut au préalable mettre en place des normes de sécurité.
Un partenariat basé sur un besoin grandissant
Face à ce besoin universel et croissant, NOVRH intègre à présent les fonctionnalités proposées par Maileva, filiale de Docapost et du Groupe La Poste, dans sa solution ORHUS, et lance son offre d’archivage des bulletins de paie des collaborateurs, grâce à un coffre-fort numérique à disposition de chacun des utilisateurs du progiciel ORHUS. En effet, et après accord préalable, il sera possible pour lui de recevoir directement, sous forme digitalisé, son bulletin de paie de façon mensuelle dans un coffre-fort sécurisé.
Un système aux multiples garanties
Avec l’archivage, les salariés auront un espace personnel, ultra-sécurisé, très simple d’accès et d’utilisation, qui offrira de multiples garanties.
- Une continuité assurée entre le format papier et le format numérique et tout au long du processus de réalisation de la paie. Ainsi, de la première à la dernière étape de la production du bulletin de paie et du paiement, c’est-à-dire de l’ordinateur générant les paies au coffre-fort individuel salariés, le système de paie des clients de NOVRH garantit une sécurité optimale et un traitement sans rupture des données.
- Une mise à jour et une surveillance constante des données. Dès que le salarié choisit d’ouvrir un coffre, ses informations sont mises à jour dans le système NOVRH, puis contrôlées et intégrées afin d’assurer la rapidité et la fiabilité de l’émission de la fiche de paie.
- Un accès direct et fiable pour 50 ans. Le système informatisé, en économisant l’espace et en facilitant l’accès à n’importe quel bulletin de paie, permet au salarié un accès sécurisé à ses bulletins de paie durant 50 ans.
- Un coffre-fort personnel réunissant tous les documents nécessaires pour le collaborateur, à la fois ceux déposés par son employeur (bulletin de paie), par ses fournisseurs (factures) ou par lui-même.
Le choix de la qualité & de la sécurité :
- Système de management certifié ISO 9001:2008
- Solution d’archivage conforme aux normes AFNOR NF Z 42-013, Z 42-025 et certifiée ISO 27001
- Données et documents archivés à valeur probatoire sur nos serveurs en France sécurisés et labélisés Tiers de confiance par la Fédération Nationale des Tiers de confiance (FNTC).
- Agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France)
Pour les entreprises, ne pas oublier la Checklist Veritas, qui rappelle tout ce qui a changé depuis le 1er janvier.
