La location du matériel de réception professionnel est une solution très avantageuse et qui séduit de nombreuses entreprises en diverses circonstances : repas de fin d’année, séminaire de formation, vernissage, ouverture d’une nouvelle boutique, etc. Que faut-il savoir pour bien choisir son mobilier événementiel et pleinement réussir son événement grâce à la location du matériel de réception ?
Comment choisir le mobilier événementiel : conseils pratiques
Choisir son mobilier événementiel, cela signifie en premier lieu identifier un thème, une décoration ou une ambiance générale pour sa manifestation. Il faut aussi sélectionner des meubles et du mobilier qui s’adapte à l’espace disponible pour la réception : table de buffet de la bonne taille, petites tables rondes pour 4 ou 6 invités, grandes tablées ou encore mobilier de jardin.
On peut alors choisir du mobilier pliable ou modulaire et offrir un salon de jardin agréable et propice aux échanges. Pour véritablement faire le bon choix, pensez aussi à opter pour du mobilier pratique et garantissant suffisamment d’espace libre afin que les convives puissent agréablement circuler au sein du lieu de réception.
Plus généralement, il faut garder à l’esprit que ce qui fait un bon événement, c’est aussi son apparat, son design et sa décoration. Ainsi, privilégiez un mobilier qui s’adapte à votre thème ou conserve les mêmes teintes dominantes. Par ailleurs, pensez à respecter votre charte graphique et vos valeurs professionnelles : choix d’un mobilier en bois et écoresponsable ou encore mise en avant de méthodes de design et de production innovantes, etc.
Analyse des besoins spécifiques de l’événement
Les entreprises professionnelles de la location de mobilier et de la décoration événementielle proposent des services complets : nettoyage et désinfection du mobilier, de la vaisselle et de la décoration, options de livraison ou encore conseils techniques pour réussir sa manifestation.
Avec un conseiller spécialisé, les entreprises clientes apprennent à mieux identifier le type d’événement qui convient à leur projet : conférence, mariage, salon professionnel, etc. En fonction du type d’événement à mettre sur pied, ils sélectionnent un objectif technique et professionnel avec un public cible adapté : l’événement s’adresse-t-il à des experts du secteur, des néophytes, un public d’âge moyen, jeune ou senior, etc.
De ces caractéristiques, l’entreprise cliente et le professionnel de la location de matériel événementiel dressent l’image d’une ambiance spécifique qui correspond à leurs attentes : formelle, décontractée, festive, etc.
Ils analysent alors l’espace disponible et les contraintes logistiques de l’événement afin de croiser ces éléments pour mettre sur pied l’événement le mieux à même de répondre aux besoins des clients. Par exemple, avec un public cible senior, il sera très important de configurer la salle en vue de faire passer des fauteuils roulants, des déambulateurs et de s’assurer de constamment laisser les ascenseurs libres d’accès. Les publics plus jeunes peuvent mieux être ciblés avec des bornes digitales ou l’ajout du numérique, par exemple. Avec un spécialiste de la location de matériel événementiel, les entreprises sont plus généralement assurées de respecter toutes les normes de sécurité : protection incendie, matériaux ignifugés, etc.
La clé d’un événement réussit
Les professionnels de l’événementiel n’insisteront jamais assez sur ce point : un événement réussi, c’est d’abord et avant tout une ambiance, un thème et un concept global dans lequel tous les éléments de mobilier et de décoration sont mis en cohérence. On sélectionne donc le mobilier adapté à l’esthétique et l’atmosphère souhaitée pour sa manifestation.
Avec un conseiller, les entreprises travaillent donc les méthodes de l’harmonisation des couleurs, des matériaux et des formes pour créer un univers cohérent. Ils peuvent choisir d’y intégrer des meubles classiques, modulables ou polyvalents. Très flexible et avantageux, les éléments de mobilier peuvent facilement être réarrangés selon les besoins de l’événement. On peut ainsi faire glisser des cloisons ou des caissons modulaires et s’adapter à la minute près à des nécessités pratiques imprévues : agrandir l’espace de réception ou d’accueil en cas d’affluence, proposer des assises en quelques secondes, etc. Dans ce contexte, les mange-debout ou les banquettes modulables sont de véritables solutions qui permettent de répondre à tous les besoins et sont facilement accessibles grâce à la location.
Un prestataire de location de mobilier événementiel
Considérant l’importance de réussir son événement professionnel, les entreprises organisatrices recherchent dans leur prestataire de location de mobilier événementiel un véritable partenaire en qui ils peuvent avoir confiance. Conscients de ce besoin, les experts leur proposent un accompagnement personnalisé tout au long de leur projet.
Avant même de sélectionner le mobilier à louer, le prestataire et son client se rencontrent et se concertent sur les grandes lignes de la manifestation ou même la faisabilité du projet. Ils partagent à la fois les objectifs, les besoins et les attentes concernant l’événement. Les clients bénéficient alors de conseils d’experts véritablement personnalisés leur permettant d’opter pour les meilleures options selon la forme ou l’ambiance de leur événement.
Avec un expert en location de mobilier événementiel, la coordination logistique est garantie. Le prestataire est garant de la bonne marche du transport et de l’acheminement du matériel et suit de près sa mise en place. La livraison est en effet planifiée de manière détaillée et les plans d’organisation comprennent les étapes d’installation au même titre que la récupération du mobilier.
Tout au long des étapes de mise en place de leur projet, le prestataire et son client sont en contact constant et continue en vue de garantir la fluidité du déroulement logistique de l’événement.
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